Kommentti

Hankintaosaamisesta ja kumppanuudesta

Ajatuksia vallasta, kilpailukyvystä, hankintaosaamisesta ja kumppanuudesta

Julkisten hankintojen osuus Suomessa on n. 19-20 % bkt:stä, 35-40 miljardia/vuosi ellei jo enemmänkin.

  • Julkisten hankintojen innovatiivisella hankinnalla voidaan vähentää tai lisätä kustannuksia
    sekä parantaa tai heikentää julkisten palvelujen laatua ja tehokkuutta.
  • Hankintaosaaminen vaikuttaa oleellisesti paikalliseen, alueelliseen ja kansalliseen elinkeinojen
    kehittymiseen joko rakentavasti tai hajottavasti.

Olen satoja yrityksiä konsultoituani havainnut, että joskus hankintoja voidaan toteuttaa halvimman hinnan, “pärstäkertoimen” tai poliittisen suuntautumisen mukaan tai laatimalla kriteerit, joilla ei ole mitään tekemistä palvelun tai tavoitteiden laadun saati vaikuttavuuden kanssa. Joskus niiden tavoite saattaa olla osoitus siitä kenellä valta on, suosia tiettyjä toimittajia tai säilyttää vanhaa toimintatapaa suosimalla halvinta hintaa. Kun kyseessä on perusosaamista vaativa palvelu, halvin hinta voi olla toki myös oikea ja perusteltu valinta. Onnistuneita ja hyviä kilpailutuksia on tietysti myös. Joskus taas tarjoavien yritysten osaaminen tarjouskilpailuissa tai palvelujen laatu ja riskienhallinta ei ole riittävällä tasolla kumppanuuden syntymiseksi.

Hankintatavan tulisi kulloinkin perustua hyvään, avoimeen, rakentavaan ja tasavertaiseen yhteistyökumppanuuteen, osoittaa hankintaosaamista, olla linjassa kestävän kehityksen ja yhteisen edun ja päämäärän kanssa.

Joskus kilpailutetaan suurella koneistolla älyttömän pieniä hankintoja monella tarjoajalla, vaikka kyseessä on työn laajuus, jossa jo tarjouksen tekeminen ja kilpailuttaminen vie kymmenen kertaa sen ajan kuin itse kilpailutuksen kohteena oleva työ. Näin tuhlataan kaikkien resursseja. Joskus myös pyydetään ideoita ja valmiita ratkaisuja jo tarjousvaiheessa, tavoitteena hyötyä ilmaisesta työstä ja joskus jopa ottamalla tarjousvaiheen ideat ilmaiseksi, teettämällä itse toteutus sillä halvimmalla tarjoajalla. Tämä on epäeettistä toimintaa ja vahingoittaa myös kilpailuttajan omaa mainetta reiluna yhteistyökumppanina ja työnantajana.

Julkisissa hankinnoissa kilpailutukset on usein rakennettu niin suuriksi kokonaisuuksiksi, ettei niihin enää voi osallistua kuin muutama suuri organisaatio. Tavoitteena on yhden luukun periaate, jotta ostaminen on mahdollisimman helppoa ja kustannustehokasta. Tavoite on ymmärrettävä ja tavoiteltava. Mutta toteutuuko kustannussäästöt oikeasti? Usein joustavuus pienissä yrityksissä voi toteutua helpommin kuin suurissa ja raskaissa organisaatioissa. Erilaisten pientenkin projektien pelkkään hallinnointiin voidaan tarvita useita eri projektipäälliköitä tai yhteyshenkilöitä, jolloin todelliset kustannukset kasvavat. Usein tarvitaan erilaisia osaajia, jolloin useampi toimija kumppanina voi olla edullisempi ja innovatiivisempia tuloksia tuottava ratkaisu. Useampi toimija myös saa mahdollisuuden kehittyä ja kasvaa. Maakunnista on viime vuosina poistunut työpaikkoja myös hankintakokonaisuuksien kasvun  ja keskittymisen myötä.

Tasavertaista? Esimerkkinä oppilaitokset, EU-tuki ja hinnoittelu

Oppilaitokset kilpailevat ja vääristävät jossainmäärin yritysten elinmahdollisuuksia polkemalla hintoja EU-tuen ja veroeurojen turvin. Esimerkiksi eräässä kilpailutuksessa oppilaitos (EU-tuen ja julkisen rahoituksen saaja) tarjoaa palveluja 200 euroa/päivä. Vastaavan työn hinta yrityksillä on 900-1200 euroa/päivä. Yritykset, jotka maksavat kaikki lakisääteiset maksut oikean tasoisina, pitävät osaamista ajantasalla, maksavat toimitiloista, vastuu- ym. vakuutuksista, työterveyshuollosta ja -hyvinvoinnista, markkinoinnista ja matka- ym. kuluista ja muista hankinnoista, ei pysty koskaan kilpailemaan alehinnoilla. Ilmiö toteutuu eri toimialoilla.

Oppilaitokset tarvitsevat työelämälähtöisyyttä, mutta eikö siihen löytyisi tervettä yhteistyötä yritysten kanssa, aitoa työelämäkytkentää alueen elinkeinojen kehittämiseksi?  Oppilaitosten peruslähtökohtaisesti pitäisi opettaa opiskelijoita hinnoittelemaan ja arvottamaan oma työnsä oikein. Sieltä yrittäjiksi aikovien oppi oikeaan hinnoitteluun tulisi alun perin saada realistisena. Yhteistyön kautta myös luodaan uusia palvelu- ja tuoteinnovaatioita, joita voidaan kaupallistaa yrityksien olemassaolevien verkostojen kautta ja näin luodaan kestäviä yhteistyösuhteita ja työllistymismahdollisuuksia opiskelijoille.

Reilua? Esimerkkinä sote-alan yrittäjien haasteet ja hinnoittelu
Akuutti valtakunnallinen ongelma on hoiva- ja hyvinvointialan toimintamahdollisuudet. Hoiva- ja hyvinvointialan ihmisiä kannustetaan aktiivisesti yrittäjiksi tai osuuskunnan toimijaksi. Julkisesti luvataan ulkoistaa ja ostaa palveluja yrityksiltä. Uutta elinkeinotoimintaa syntyy, tehostetaan toimintaa ja kustannuksia säästyy. Kun hoiva-alanyrityksiä on perustettu, ei myyntiä synnykään ellei yrittäjä myy palvelujaan täysin alimitoitettuun hintaan, epäinhimillisin ehdoin ja hänen tulisi tuntea syvää kiitollisuutta saamastaan muutaman tunnin työstä. Palvelujen hinnassa ei ole huomioitu sitä, että yrittäjä maksaa itse hallinto- ym. kulut, huolehtii sosiaaliturvastaan, työttömistä päivistä, sairaus-  ja vuosilomistaan eikä irtisanomissuojaa tai työnantajan muitakaan työterveys- ym. velvoitteita ole – yrittäjä kantaa kaikki riskit itse. Lopputulos on se, että yrittäjä tekee alihintaan työtä, ympäri vuorokauden, ilman lomia, koska hintaan ei ole laskettu kulut ja lomat kattavaa palkkaa. Halvalla hinnalla ei ole varaa palkata työntekijöitä, kehittää osaamistaan tai pitää lomia – kuorma kasvaa. Lopuksi yrittäjä sairastuu tai uupuu ja jää yksin.

Yrittäjä ei myöskään pysty maksamaan oikeassa mittakaavassa sosiaaliturvamaksujaan, jolloin karmaiseva totuus paljastuu viimeistään silloin, kun yrittäjä sairastuu tai haluaisi jäädä eläkkeelle. Silloin viimeistään yrittäjä huomaa, ettei ketään kiinnosta oletko enää terve, teitkö paljon töitä joustavasti, olitko aina saavutettavissa ja oliko hintasi halpa. Tämä on väärin ja epäeettistä toimintaa eikä tue työelämän vuodelle 2020 asetettuja tavoitteita. Asiasta tulisi avoimesti keskustella ja tehdä näkyväksi mistä palvelujen kustannukset oikeasti koostuvat, määrittää laatuvaatimukset sekä osoittaa vertailukelpoisesti laskettu hinta omana työnä toteutettavan työn kustannuksista versus ostopalveluna toteuttavasta työstä. Tällä hetkellä hinnoittelua ei useinkaan vertailla vertailukelpoisin perustein.

KUMPPANUUSAJATTELU JA VERKOSTOT

Uuden suunnitteleminen ja toteuttaminen edellyttää vuorovaikutusta, yhdessä tekemistä, kumppanuutta – tapaa ajatella yhteistä etua ja päämäärää.

Kumppanuusajattelu on pitkäjänteistä työtä ja perustuu luottamukseen, keskinäiseen kunnioitukseen, reiluun ja avoimeen vuorovaikutukseen.

Voisimmeko edistää hankintaosaamisella yritysten ja julkisten palvelujen,

  • osaamisen ja laadun kehittymistä ja sitä kautta kestävää elinkeinoelämän kehittymistä, kasvua ja yhteistyöverkostoja?
  • Käytettäisiin valtaa siihen, mistä syntyy pitkässä juoksussa yhteistä etua?

Kannustetaan yrityksiä kehittämään toimintaansa

  • edellyttämällä jatkuvaa kehittämistä ja ajantasaisuutta, mieluiten edistyksellisyyttä
    – ja ollaan valmiita myös maksamaan siitä.

Osaamisen kehittymisen kautta syntyy uusia ja oivaltavia toiminta- ja palvelumalleja, joilla tehokkuus- ja työhyvinvointitavoitteet toteutuvat myös käytännössä. Ei kannata kehittää, jos sillä ei ole mitään arvoa.

Yrittäjyys edellyttää menestyäkseen myös yrittäjältä jatkuvan kehittämisen toimintamallia oman toiminnan kilpailukyvyn parantamiseen.

Osallistaminen ja verkostoyhteistyö
Yrityksiä kannustetaan rakentamaan yritysverkostoja ja sitä kautta mahdollisuuksia osallistua suuriin kokonaisuuksiin.
Toivotulla ja kestävällä tavalla toimivat yritysverkostot edellyttävät:

  • monipuolista osaamista,
  • yhteisiä, hyväksyttyjä toimintatapoja,
  • sopimuksia,
  • sitoutumista,
  • aitoa yhdessä tekemistä,
  • ammattimaista työotetta,
  • avointa vuoropuhelua
  • projekti- ja johtamistaitoja,
  • kumppanuutta – tapaa ajatella yhteistä etua ja päämäärää.

Osallistujat ovat tasaveroisia, tulevat kuulluksi ja kokevat hyötyvänsä siitä jollain tavalla. Hyväntekeväisyyttään sitä ei tee kukaan. Haaste voi olla myös se, ettei pitkien etäisyyksien maakunnissa olevilla pienillä yrityksillä ole vielä sellaista kokemusta ja osaamista mitä yritysverkoston onnistunut toiminta edellyttää. Pitkät välimatkat ja tietoliikenneyhteyksien epätasa-arvoinen toimivuus voi olla myös verkostoitumisen este.

Tarvittavaa kokemusta voi oppia ja kehittää toimivaksi paikallis- ja aluetason julkisten ostajien tuella, jolloin maakunnassa olevien pienten yritysten liiketoimintaosaaminen kehittyisi, kun paikallistason julkiset ostajat edellyttäisivät jatkuvaa toiminnan ja laadun kehittämistä eikä yksin halvinta hintaa. Näin saadaan paremmat mahdollisuudet pärjätä valtakunnallisella ja kansainvälisellä tasolla yritysverkostona ja synnytettäisiin suunnitelmallisesti kasvuyrityksiä ja tuettaisiin niiden toimintaedellytyksiä kannustavassa ilmapiirissä.

Osallistujien aktiivisuuteen vaikuttaa oleellisesti se kuinka hyvin tai huonosti kumppanuustoimintaperiaate toteutuu. Tässäkin valta voi joko rakentaa tai hajottaa.

Luottamus kumppanuussuhteeseen ja yhteiseen päämäärään on kaiken yhteistyön perusta.

Jos yritykset eivät voi luottaa kumppaniin ja yhdessä tekemiseen – ei rakentavaa ja motivoivaa yhteistyötä voi syntyä. Myös yritysten tulee arvioida omaa toimintaa ja yhteistyökykyään rakentavan kriittisesti. Keskittyä mahdollisuuksiin eikä siihen mikä ei toimi tai ei ennenkään ole toiminut.

Kumppanuusajattelun ongelmat ja mahdollisuudet ovat täsmälleen samat julkisten toimijoiden ja yritysten välillä kuin yritysten kesken yritysverkostoissa. Kuitenkin vain yhteistyöllä saadaan asioita aikaan ja kaikki hyötyy. Sitä ei synny, jos yhteistyö ei ole aitoa, koeta reiluksi, jatkuvaa ja perustu luottamukseen ja keskinäiseen arvostukseen. Kumppanuuden kesto ja sen kehittämiseen sitoutuminen on yksi joko yhteistyötä rakentava tai hajottava tekijä.

Uudet ratkaisut hankinnoissa ja yritysten osallistaminen hankintaprosessiin tulisi olla jatkuva tapa toimia, kiinteä osa hankinta- ja palvelustrategioita, eikä vain yksittäinen kilpailutusprosessi. Julkisella ostajalla on kaikki mahdollisuudet sekä velvollisuus pitää yritykset tietoisena tulevaisuuden tarpeistaan, herätellä niitä säännöllisesti ja viestittää ajankohtaisista sekä tulevaisuuden suunnitelmistaan. Hankintaa tekevien täytyy vakuuttaa yritykset osaamisestaan ja ansaita heidän luottamus reiluna kumppanina.

Kilpailuttamalla projektien sijaan tiimejä, osaamista
– kehitetään palveluja, luodaan vaikuttavuutta ja saavutetaan jotain uutta.

Hankintaosaamisella voidaan kannustaa

  • verkostoitumiseen,
  • osaamisen ja laadun kehittämiseen,
  • uusien toimintamallien kehittämiseen

– näin synnytetään uutta liiketoimintaa ja työpaikkoja.

Kumppanuusajattelu on keskeinen uusien mahdollisuuksien ja molemminpuolisen kehittymisen perusta.

Sen tehtävä on luoda luottamukseen ja kunnioitukseen perustuva vuorovaikutussuhde, joka mahdollistaa tiedon jakamisen ja kannustaa lisäarvon tuottamiseen kaikille osapuolille.

Palvelu-  ja markkinoinnin kehittämisen kilpailutuksissa,
alustavan konseptisuunnittelun/määrittelyn tekemisessä tai
verkostojen kehittämisessä konsultoi
Nina Lappalainen, puh. 0400 308 767
tai nina.lappalainen@proinnodesign.fi

*** Vinkkejä laadukkaampiin hankintoihin***

Käyttäjälähtöisyys hankintaprosessissa?

Ostajan rooli > osto-osaaminen, resurssointi hankintaprosessiin ja itse projektiin

  • Kokonaisprojektin jakaminen osiin: alustava konseptisuunnittelu/määrittely ennen toteutusprojektin kilpailutusta
  • Tiimin, ei projektin kilpailuttaminen
  • Kohti ketterää kehitystä pitkillä kumppanuuksilla: puitejärjestelyn kilpailuttaminen, jonka sisällä osaprojektikohtaisia minikilpailutuksia
  • Neuvottelumenettely, jossa projektin tavoitteet ja yhteistyö toimittajan kanssa täsmentyvät jo hankintavaiheessa
  • Osatarjouksien salliminen

Mitä kannattaa ottaa huomioon hankintaprosessissa?

  • Hankintaprosessin suunnitteluun kannattaa budjetoida.
  • Ulkopuolinen puolueeton hankintakonsultti voi säästää merkittävästi kokonaiskustannuksista. Etuina mm. hankintakriteerien valinta, arviointi, tarjouksen rajaus, hankintaprosessin ja toimittajakentän tuntemus.
  • Hyvin tehty ja reilu hankintaprosessi on myös imagokysymys: mitä kiinnostavampi asiakas, sen laadukkaampia tarjouksia.
  • Raskaasti valmiiksi määritelty ja pitkä hankintaprosessi saattaa johtaa nopeasti ”vanhenevan” palvelun toteuttamiseen.
  • Tavoitteena tehostaa hankintaa ja toteuttamista –?jatkuvasti kehittyvä palvelu.
  • Ostajan puolelta projektille on hyvä nimetä myös ns. projektivastaava, jolla on riittävä asiantuntemus, sitoutuminen ja päätäntävalta
  • Ilmaisten ideoiden kalastelu ei ole reilu lähtökohta
    Lähde: Marja Honkakorpi

Piditkö artikkelista? Jaa se myös muille...

Lisää kommentti

Email again: