Lean-ajattelu – mitä edellyttää organisaatiolta?

Blogi

Kommentti

Maalaisjärjen käyttö ja vastuullisuus - asiakkaan ja palveluntuottajan yhteisen jatkuvan kehittämisen toimintafilosofiana. Sen avulla parannetaan asiakkaan palvelukokemusta, palvelun vaikuttavuutta ja virtaustehokkuutta. Leanin ansiosta henkilöstö käyttää resurssejaan ja voimavarojaan tavalla, joka edistää työhyvinvointia. 

Leanin voima piilee siinä, että yrityksen tai organisaation johto sitoutuu investoimaan jatkuvasti henkilöstöön ja toimintatapojen uudistamiseen. Lean-ajattelun ydin eivät siis ole sen työkalut ja menetelmät, kuten Leanista usein pintapuolisesti luullaan ja kovasti "liinataan”.

Kiteytettynä Leanin voi ajatella olevan oppimisjärjestelmä, jonka tavoitteena on valmentaa kaikista organisaation jäsenistä ongelmanratkaisijoita.

Edellisessä blogissani käsittelin leanin keskeisiä käsitteitä asiakasarvoa ja hukkaa. Tällä kertaa syvennyn siihen, mitä Lean-ajattelun soveltaminen toiminnan kehittämisessä yrityksen tai organisaation johdolta vaatii.

Heti alkuun organisaatiossa on syytä tehdä kattava selvitys lähtötilanteesta ja Leanin yhteensopivuudesta nykyiseen toimintamalliin. Tietoa kerätään monin eri tavoin asiakkailta, henkilöstöltä ja sidosryhmiltä sekä käydään läpi liiketoiminnan eri osa-alueet. Henkilöstön kanssa voidaan pitää työpäiväkokemuksen purkutalkoot: mikä estää ja mikä edistää hyvän työpäivän toteutumista.

Kun organisaatiossa tiedetään missä ollaan nyt, saadaan paras mahdollinen lähtökohta oikeiden asioiden uudelleen ajattelulle. Tämä luo myös valmiudet kokonaan uudenlaisen, jatkuvaan parantamiseen perustuvan johtamis- ja kehittämiskulttuurin rakentamiselle. Tarkoitus ei siis ole vain paikata kustannustehokkaasti vanhaa, sillä sitä ei voi tehdä määräänsä enempää. Tavoitteena on kehittää toimintakulttuuri, jossa toimintatapojen uudistamisen vaiheiden suunnittelu ja käytäntöön viennin tukeminen kasvattaa luottamusta yhteisöllisenä oppimisprosessina. Suurin haaste Leanin käyttöön otolle onkin vaatimus johtamis- ja toimintakulttuurin muutoksesta sekä sen integroimisesta käytettäviin järjestelmiin.

Lean edellyttää - perusasiat kuntoon ja solmukohdat auki

Lean ei ole oikea valinta toiminnan kehittämiseen, jos perusasiat eivät ensin ole kunnossa. Nykytilan kartoituksen lisäksi on aivan olennaisen tärkeää rakentaa henkilöstön kesken luottamuksellinen ilmapiiri ja asettaa toiminnan kehittämiselle tavoitteet. Tässä vaiheessa johdon sitoutuminen mitataan, joten oikeantyyppisestä, ulkopuolisesta muutoksen ohjaajasta on usein suuri apu.

Yksinkertaisuudessaan toiminnan kehittämiseen sitoutuminen ja tavoitteiden asettaminen näkyy siinä, että puheet ovat linjassa tekojen kanssa. Turhat rönsyt karsitaan, ihmisiä kunnioitetaan ja työtä estävät ongelmat poistetaan.

Yrityksen arvoihin ja strategiaan pohjautuvat pelisäännöt luodaan yhdessä ja näihin kaikkien on sitouduttava. Yhteiset pelisäännöt antavat henkilöstölle mahdollisuuden hallita työtään, ajankäyttöään ja itsensä johtamista.

Mikään ei voi aina sujua ongelmitta. Siksi myös ongelmatilanteiden ratkaisuun tarvitaan etukäteen mietityt toimintatavat. Systemaattiset prosessit auttavat työntekijöitä ratkomaan itse eteen tulevia arjen ongelmia.

Yrityksen tai organisaation toimintaan on vuosikymmenien kuluessa saattanut muodostua erilaisia solmukohtia. Nämä solmut on saatava auki. Esimerkiksi yrityksen johto näkee tunnusluvuista, että myynnin kehitykselle tai tuottavuudelle on tehtävä jotain. Ratkaisuiksi saatetaan valita myyntikoulutuksen lisääminen, tavoitteiden koventaminen tai mittareiden muuttaminen.

Ongelmaa ei pystytä kuitenkaan näin ratkaisemaan, vaan olisi selvitettävä todelliset juurisyyt myynnin ja tuottavuuden laskun taustalla. Perimmäiset syyt saattavat liittyä turhiin rönsyihin, huonoon työilmapiiriin ja johtamiseen. Tuotteet ja toimintatavat ovat vanhentuneita, yhteisiä pelisääntöjä ei ole, IT-järjestelmät tai toimitilat eivät tue asiakaslähtöistä ja tehokasta työskentelyä.

Erilaisia ongelmia on yhtä paljon kuin on erilaisia yrityksiä. Uudistumisen kannalta on olennaista, että kaikkiin ilmeneviin ongelmiin puututaan heti ja järkähtämättä.

Lean-ajattelu – mitä edellyttää?

Lean-ajattelun omaksuminen ei sinällään tee yhtään yritystä tai organisaatiota entistä paremmaksi. Tiettyihin reunaehtoihin on sitouduttava, jotta hyödyt konkretisoituvat.

Muista ainakin nämä 6 johtotähteä, kun pohdit mitä lean voisi teidän organisaatiollenne antaa:

1. Sitoudu pitkäjänteiseen kehittämiseen

Kehittämistyötä on tehtävä pitkällä tähtäimellä. Toimintatapojen muuttuminen ei onnistu vippaskonsteilla vaan systemaattisella kehittämisellä ja johtamisella.

2. Ymmärrä kokonaisuus

Lean-ajattelussa ei ole kyse työkaluista, nopeista lähdöistä vaan kokonaisuuksien ymmärtämisestä ja pitkäjänteisestä työstä. Mieti, haluatteko tehdä lyhytkestoisia, pieniä muutoksia vai rakentaa kilpailuetua, jollaista on vaikea kopioida.

3. Luo jatkuvan parantamisen kulttuuri

Yhdistä dialoginen johtaminen, ihmislähtöisyys, lean- ja palveluajattelu, jolla saadaan jatkuvan parantamisen kulttuuri. Näin kannattavuus ja uusiutuminen varmistetaan myös jatkossa.

4. Johda muutosta

Muutosta ja uutta tapaa toimia on pidettävä yllä ja ohjattava koko ajan. Ongelmakohtiin on puututtava heti eikä huomenna.

5. Valitse kehittämisprojektit huolella

Pidä vain muutamia, tarkoin valittuja ja huolella valmisteltuja, isompia kehittämisprojekteja käynnissä. Huolehdi, että kaikki ovat mukana tekemässä pieniä kehittämistoimia jatkuvasti arjessa.

6. Juurruta uudet toimintatavat

Juurtuminen ja toimintatapojen muutos ei toteudu, jos projektit aloitetaan ja toteutetaan, mutta niitä ei juurruteta arjen käytäntöihin. Mustikkakiisselikään ei valmistu ilman mustikoita. Jonkun täytyy kerätä metsästä mustikat ja valmistaa niistä kiisseli.

Mitä hyötyjä Lean-ajattelusta voi saavuttaa?

Oikein sisäistettynä Lean-ajattelu voi lisätä yrityksen kannattavuutta ja tuottavuutta. Toiminnan laatu ja tasalaatuisuus paranevat. Turhan hässäköinnin poistaminen tuo merkittäviä taloudellisia säästöjä, mutta aina samalla myös inhimillisiä hyötyjä kun kiireen tunne vähenee, työ on selkeää ja hyvin johdettua.

Asiat muuttuvat pienillä arjen toimintatapojen ja asenteiden muutoksilla. Vaikeinta oppimisessa on poisoppiminen vanhasta. Jos olet kiinnostunut vain Lean-työkaluista, se on kuin tulipalojen sammuttamista erilaisilla välineillä.

Lean vaatii johdolta 100 prosenttista sitoutumista ja päivittäistä vuoropuhelua ja viestintää esimiesten, työntekijöiden ja asiakkaiden sekä sidosryhmien välillä.

Kun organisaatio käy läpi tällaisen koko sen johtamis- ja toimintakulttuuriin kohdistuvan suuren muutoksen ja uudistumisen, vastuullinen muutos ja maalaisjärjen käyttö ovat avainsanoja.

Tartu rohkeasti uuteen tapaan johtaa, jossa asiat tehdään yhdessä!

Nina Lappalainen
muutosagentti, palveluliiketoiminnan asiantuntija
nina.lappalainen@proinnodesign.fi
p. 0400 308 767

Piditkö artikkelista? Jaa se myös muille...

Lisää kommentti

Email again: